E-post regnes av mange som det desidert viktigste kommunikasjonsverkøtyet, særlig for bedrifter. Det brukes hyppig både internt og eksternt. For små og mellomstore bedrifter med egen server har gjerne Microsoft Small Business Server med den integrerte avanserte e-postserveren Exchange vært midt i blinken for en e-postplattform. Nå er Small Business Server historie, og e-post må flyttes ut i skyen. Valget står da ofte mellom Microsofts Office 365 og en mer lokal driftsleverandørs Hosted Exchange.

Office 365 var Microsofts første tilnærming til skyen, noe de tidligere har overlatt til partnere. Som navnet antyder sentrerer det ser rundt Office-programmene, som Word, Excel, Powerpoint med flere. I tillegg leverer Microsoft Exchange e-post, ikke ulikt det man har fått på egen server tidligere.

Hosted Exchange er også Exchange levert fra skyen, bare ikke av Microsoft og med et kanskje litt mindre sexy navn. Hosted Exchange leveres av store og små, globale og lokale driftsleverandører som har løftet Exchange ut fra en lokal server og satt den inn i en trygg IT-struktur i et eller flere driftssentre.

Hvis Exchange er Exchange, hva er det da som skiller de ulike måtene å kjøpe og leie produktet på? Gjerne svært lite. I alle fall når man ser på kjernefunksjonene, som ofte er mer enn det de fleste utnytter. I kampen Office 365 vs Hosted Exchange er det gjerne i de litt mer obskure detaljene forskjellen ligger. I alle fall i norsk målestokk.

Mann som sjekker av en liste

I konkurransen Office 365 vs Hosted Exchange er det ikke funksjonalitet som er den klare forskjellen. Begge produkter leverer som regel det man har behov for, men på ulike måter.

 

E-post, kontakter og kalender

La oss være helt ærlige. Exchange er en omfattende samhandlingsplattform som kan binde sammen og bidra til å differensiere deg fra konkurrentene dine. Men det vi bruker den til er å sende og motta e-post samt lagre kontakter. De tøffeste i gata drister seg også ut på kalenderen og deler den kanskje med kollegene. Ut over det er det ofte ikke så mye annet man bruker Exchange til, enten man har en lokal server, Office365 eller Hosted Exchange. Og dette kan de de fleste.

Det er faktisk bare en liten detalj som skiller mellom Office 365 og ulike leverandører av Hosted Exchange. Det er håndteringen av virus og spam. Det er bare den siste tiden administratorer av organisasjonen i Office 365 har hatt tilgang til et kontrollpanel for spam, og fortsatt er dette lunefulle farvann der man skal navigere forsiktig i håp om å sette opp løsningen riktig. Leverandører av Hosted Exchange variere fra å nærmest slippe gjennom alt til å levere en løsning som bare sletter spam uten mer om å gjøre. Noen få har en løsning som spør brukeren når den er usikker, og med skikkelig sporing av all e-postkommunikasjon. Hvis du noen gang har mistet en viktig e-post vet du hvilken løsning jeg ville valgt.

Mobile enheter

I 2015 har alle en mobiltelefon og gjerne et nettbrett eller to. Vi er ofte på farten, eller jobber hjemmefra. E-post på både telefon og nettbrett er både en glede og en plage, men en nødvendighet for mange. Er du en av de få som sverger til Blackberry så bør du se nærmere på Office 365. Hvis ikke får du samme funksjonalitet fra Hosted Exchange som for de andre merkene.

Sikkerhet og tilgjengelighet

Når det gjelder tilgjengelighet er Microsoft flinke med redundans over hele kloden. For vanlige avtaler i Europa lagres dataene dine i både Irland og Nederland slik at det skal en ganske omfattende katastrofe til før Office 365 går dukken. Dessverre har det vist seg at løsningen er kompleks, og det har vært flere tilfeller av lengre perioder med nedetid. Dette kan også forekomme hos leverandører av Hosted Exchange, men med mindre løsninger er feilsøkingen oftest enklere og nedetiden mer kortvarig.

Sikkerhetsmessig vet man bedre hva man får hos Microsoft og de store leverandørene av Hosted Exchange enn hos de små. Det er mange som er svært flinke på å sikre systemene sine, men ikke så flinke til å vise det frem som Microsoft er med Office 365. En ting det derimot ofte stilles spørsmål ved når det gjelder Office 365 er utlevering av data. Siden e-posten din er lagret i Irland og Nederland er de ikke underlagt norsk lovverk. Selv om Microsoft kjemper mot utlevering av data, er de underlagt amerikansk lovverk som tvinger dem til både utlevering og hemmelighold overfor deg som kunde. Dette gjelder selvsagt store amerikanske leverandører av Hosted Exhange også, men det finnes mange norske leverandører som lagrer din e-post her i landet.

Pris

Hva noe faktisk koster er ofte en viktig faktor. På papiret er det ingen tvil om at Office 365 er den rimeligste løsningen. Jeg skriver «på papiret» fordi den rimeligste prisen krever at du som kunde kjøper Office 365 direkte fra Microsofts nettbutikk. Da er du i stor grad overlatt til deg selv, og det krever kunnskap og en del tid å sette opp en ferdig løsning med Office 365. Dette kan du selvfølgelig leie inn hjelp til, men husk å ta med dette i regnestykket.

Mange partnere selger også Office 365, og de pakker det som regel sammen med andre produkter. Det kan være en veldig god løsning dersom de andre produktene og løsningene er noe du har behov for og ville kjøpt uansett. Prisen går som regel noe opp fra veiledende hos Microsoft, men det kan være en grei avtale likevel. Pass bare på at selgeren har kompetanse på Office 365 og faktisk tilbyr bistand til oppsett og drift inkludert i prisen.

Hosted Exchange koster også som regel noe mer enn Office 365 direkte fra Microsoft. Hos dedikerte leverandører får du en ferdig løsning der du ikke trenger bekymre deg for oppsett og vedlikehold. Dedikerte leverandører har et supportapparat og kunnskap om produktet de selger. Ofte pakker de også sammen Hosted Exchange med andre produkter.

X-faktoren

Når du kjøper eller leier et produkt som er så komplekst som Exchange så er det greit å ikke være overlatt til deg selv. Der Office 365 kjøpt rett fra Microsoft kan vinne på pris, taper det som regel på dette punktet. Noen synes det er helt greit å gi seg i kast med et kontrollpanel på nett, og fikler og justerer til de er fornøyd. Andre vil ha en ferdig og polert løsning som bare virker fra dag en. Her er det leverandørene av Hosted Exchange har mest å vinne. Med selgere og supportapparat der man faktisk snakker med mennesker er det enklere å få den hjelpen man trenger uten å bruke egne ressurser. Med den rette leverandøren kan man være trygg på at man når fram og får den hjelpen man trenger.

I konkurransen Office 365 vs Hosted Exchange er det ikke funksjonalitet som er den klare forskjellen. Begge produkter leverer som regel det man har behov for, men på ulike måter. Skillet går gjerne på hvor mye egeninnsats og kunnskap du vil legge i løsningen mål opp mot prisen. Det krever litt egeninnsats å finne ut hva som best treffer din bedrifts målsetning, og du må gjerne veie pris opp mot den menneskelige faktoren.

 

Få en gratis rådgivningstime

La oss hjelpe deg å velge den rette e-postløsningen for deg. Vi kjenner styrker og svakheter og kan sammen finne den beste løsningen for din bedrift.