De siste årene har Office 365 vokst fra å være et «eksperiment» i å levere Exchange over internett til å bli et reelt alternativ til en lokal server for mange bedrifter. Office 365 er egentlig en samling av produkter som kan kjøpes hver for seg eller i ulike variasjoner av sammensetninger. Kostnaden varierer selvfølgelig med innholdet, men det er ikke sikkert kun den månedlige summen til Micrsoft er den reelle kostnaden.

De viktigste bestanddelene i Office 365 vil for mange fortsatt være Exchange Online. E-post er selve navet i kommunikasjon for svært mange bedrifter, og Exchange i skyen gir svært mange muligheter ut over bare det å kunne sende og motta e-post. Er hovedbehovet Exchange, så koster det ikke rent lite å installere og drifte en egen privat løsning, slik mange har gjort til nå. Vi har skrevet en liten sammenligning av Hosted Exchange og Office 365 tidligere.

Office 365 er mye mer enn bare Office, og kan settes sammen i mange ulike pakker.

Office 365 er mye mer enn bare Office, og kan settes sammen i mange ulike pakker.

Et annet godt argument for Office 365 er muligheten til å leie Office som installeres på PC-en. Mange kjøper Office-pakken sammen med PC-en og ender opp med å bruke en gammel og i noen tilfeller utdatert versjon. For å unngå dette finnes det dedikerte leieavtaler, som tradisjonelt har kostet alt for mye for små og mellomstore bedrifter i Norge. Med Office 365 kommer det en gylden middelvei, der leie naturligvis er noe dyrere enn kjøp med PC i løpet av tre år. Men det er langt rimeligere enn en enterprise leieavtale, som tidligere var eneste mulighet for å holde seg løpende oppdatert. Sitter du med en enterprise leieavtale som er i ferd med å gå ut er det altså på tide å ta en skikkelig gjennomgang av kostnader og muligheter.

Samarbeid i skyen

For mange vil muligheten til et enkelt intranett være et viktig argument for Office 365. I likhet med Exchange ligger det mye ressurser bak et vellykket oppsett og drift av en lokal Sharepoint-løsning, som er ferdig inkludert i en del av Office 365-abbonementene

Stadig flere kunder etterspør også Lync, eller Skype for Busienss som barnet nå heter. Direktemeldinger og videokonferanser kan spare bedrifter for både tid og kostnader i kommunikasjon både internt og eksternt. I tiden framover vil vi se en markant dreining mot at Skype for Business også smelter sammen med telefoni. Blant annet Telenor satser hardt på denne kanalen, hvor ditt mobilnummer kobles sammen med Skype for Businesss for større grad av tilgjengelighet og frihet i den mobile hverdagen. Microsoft selv gir deg ingen summetone, så dette er et område man er avhengig av å få hele Office 365 levert gjennom en tredjepart.

Men hva med behovene Office 365 ikke dekker? Det er langt fra sånn at all lokal infrastruktur kan erstattes med et enkelt abonnement fra Microsoft. Antivirus inkluderes ikke i noen pakke, og med dagens komplekse trusselbilde må man ha avanserte sikkerhetsløsninger som ikke bare stopper virus, men også rapporterer tilbake til større systemer som ser de store trendene og kan agere på totalen. Søppelfilteret til Exchange Online har også tidvis fått gjennomgå på grunn av manglende funksjonalitet og muligheter til å faktisk rapportere på detaljnivå. Mange velger derfor å sette et bedre filter fra en tredjepart i forkant for å få denne funksjonaliteten.

Hva med IT-avdelingen?

Det begynner også å bli vanlig å vanlig at leverandører av Office 365 bygger sammen større løsninger. De kan lage driftspakker der man kombinerer abonnement på Office 365 med supportavtaler og ulike former for overvåkning og fjernhjelp. Slike komplette pakker er ment å gi brukerne de beste forutsetninger for å kunne konsentrere seg om å skape verdi, ikke drive med PC-problemer.

Ingen IT-avdeling? Dette er alternativene dine.

Å snakke om kostnad er altså å begynne i feil ende. Office 365 er ikke noe enkeltstående produkt, men et sammensurium av produkter og pakker som kan settes sammen for å løse mange behov. Men Office 365 alene dekker slett ikke alle behov, og for mange kan de største pakkene bli uforholdsmessig dyre i forhold til behovene. Begynn altså med å se på hvilke behov som må dekkes, og hvordan de ulike produktene dekker dem. Husk også de behovene Office 365 ikke dekker, og gå sammen med en leverandør som kjenner både Office 365 og generelle driftsbehov godt for rådgivning, oppsett/tilpasning og oppfølging. Først da er det mulig å begynne å se på hva den reelle kostnaden med Office 365 vil være.

Få en gratis rådgivningstime

Lurer du på om Office 365 er det rette valget? Snakk med en av våre erfarne konsulenter og få litt hjelp til å se hvilke alternativer som kan fungere for deg.