I takt med digitaliseringen av arbeidslivet blir e-post stadig viktigere som kommunikasjonsmiddel. Internt i en bedrift kan e-post brukes som en rask og uformell kanal, samtidig som det mot kunder og samarbeidspartnere ofte er viktig å holde en skriftlig dialog for å kunne dokumentere kommunikasjonen.

E-post som funksjon kan håndteres på mange måter, men svært mange er vant til å bruke Outlook som det viktigste verktøyet for å organisere meldinger. Men Outlook kan gjøre så mye mer enn å sende og motta e-post. Brukes programmet riktig kan det bidra til å organisere dagen bedre, i tillegg til ryddig kommunikasjon.

Vi har samlet de fem viktigste rådene for effektiv bruk av Outlook:

 

1) Organiser innboksen

mappeplass

Når man først organiserer i mapper er det greit å vise så mange som mulig av dem. Minimer unødvendige menyer som sjelden brukes.

En av forutsetningene for å være effektiv er å ha oversikt. Ved å organisere innboksen riktig får du raskere overblikk og finner enklere fram til det du trenger når du trenger det. Start med å tømme innboksen slik at kun det du jobber med ligger synlig. Korrespondanse som er fullført bør flyttes til undermapper. Det er mange ulike syn på hvordan en mappestruktur skal organiseres, og dette bør matche dine strukturer ellers for å være mest effektivt.

Hos Infolink er vi kundeorienterte og opptatt av å dele informasjon på tvers av bedriften. Derfor har vi fellesmapper med en dedikert mappe pr kunde og leverandør/samarbeidspartner. På denne måten har ansatte tilgang på tidligere kommunikasjon, og kan holde seg orientert om hva som foregår hos de ulike kundene.

TIPS! Får du mange undermapper, og bruker mye tid på å dra og slippe? Prøv tastekombinasjonen ctrl+ shift + v for å flytte den merkede e-posten. Skriv så de første tegnene i mappenavnet og trykk enter når rett mappe dukker opp.

 

2) Fjern forstyrrende elementer

Lag regler for å flytte mindre viktig e-post til undermapper. Bruke gjerne dette på nyhetsbrev som kan ha interesse, men som tar unødvendig fokus når de lander i innboksen. E-postene vil fremdeles være markert som ulest slik at det er lett å gå inn og lese dem senere. Samle opp denne typen automatisk kommunikasjon for gå gjennom den på mye kortere tid en eller to ganger i uka. Det samme kan du gjøre med e-post der du er på kopi, for å begrense mengden e-post ytterligere.

 

3) Tenk på e-post som oppgaver

For å være effektiv bør det være et mål å lese hver e-post kun en gang, og så fjerne den fra innboksen for å unngå å lese den om igjen og om igjen. Ikke tenk på e-posten du nettopp leste som en e-post, men instruksjonene i en oppgave. En e-post i innboksen har nemlig ikke noe forhold til tid og sted, den inneholder kun informasjonen du trenger for å utføre en oppgave. Når du leser e-posten må du først ta stilling til hvor viktig denne oppgaven er ved hjelp av de fire G-ene:

  • Gjør nå
  • Gi bort
  • Gjem
  • Gjør senere

Noen e-poster krever handling umiddelbart. Utfør oppgaven, arkiver e-posten og vær ferdig med den. En del oppgaver skal faktisk ikke utføres av deg – videresend e-posten til den som skal utføre oppgaven og arkiver. Ikke all e-post inneholder oppgaver i det hele tatt. De fire G-ene sier at disse skal slettes, men min foretrukne handling er å arkivere. Helt unødvendig e-post når det gjelder handling ble vi jo kvitt i forrige trinn!

Problemet oppstår gjerne med de e-postene som inneholder oppgaver som ikke skal gjøres nå. Hva gjør man med dem? De kan jo ikke arkiveres, for da blir de glemt. For det som ikke skal eller kan gjøres nå har Outlook en egen avdeling for oppgaver, og ved å høyreklikke på en e-post og flagge den vil den dukke opp i oppgavelista i henhold til tiden som angis av flagget. Deretter kan du arkivere e-posten. Oppgaven inneholder all informasjon fra e-posten

TIPS! For å slippe å forholde deg til en oppgaveliste i tillegg til e-post og kalender er det mulig å vise dagens oppgaver sammen med kalenderen. Åpne kalenderen og gå til vis-menyen. Skru på Dagens oppgaveliste, og alle oppgaver vises sammen med kalenderen for hver dag. For å reservere tid til en oppgave er det bare å dra og slippe den inn i kalenderen som et vanlig møte.

 

4) Bruk kalenderen smart

Reiser du ofte i møter? Bruk kalenderen aktivt og synkroniser den til mobiltelefonene din. Oppgir du en søkbar adresse for møtet vil det i mange apper være mulig å starte navigering til møtestedet direkte fra kalenderen. Med en Android-telefon vil du til og med få varsel i forkant om når du bør reise tidligere for å rekke møtet iberegnet trafikkforhold.

TIPS! Visste du forresten at du kan dra og slippe en e-post på kalenderikonet? Da oppretter du et nytt møte med innholdet fra e-posten. Kjekt for å slippe å skrive en agenda.

 

5) Bruk søkefunksjonen!

Hvis du først begynner å arkivere e-post i ulike mapper må du også forholde deg til hvilke mapper som inneholder hvilken informasjon. Eller du kan søke. Står du i innboksen din og søker vil du ikke bare søke i innboksen, men i alle mapper i din e-post.

Etter hvert som du opparbeider deg et stort arkiv blir det vanskelig å finne unike søkefraser, og du får flere og flere treff. Søket søker nemlig ukritisk etter avsender, emne og innhold. Når du søker forandrer menylinja seg til en søkemeny. Her dukker det opp en rekke hendige valg, som å begrense avsender, tidsrom og andre egenskaper. Med noen enkle klikk er det mulig å begrense søket ganske fort, selv på tvers av hele arkivet ditt.

apple-iphone-desk-office

Effektivitet kommer gjerne som et resultat av gode rutiner. Når det gjelder Outlook kan du effektivisere mye med smarte hurtigtaster,  men det er først med gode rutiner, som en tom innboks og oppgaveorientering at du virkelig blir en racer. Med god bruk av oppgave- og kalenderfunksjonene går du fra å organisere e-post til å organiser hverdagen. Det krever litt innsats å komme i gang, men er vel verdt det!

 

 

 

Få en gratis rådgivningstime

Vil du ha hjelp til å blir mer effektiv i Outlook? Kanskje e-postsystemet ditt ikke er tilrettelagt for best mulig utnyttelse. La våre erfarne konsulenter hjelpe deg i gang.